Kommunikation im Home Office und wie wir sie verbessern können

Chriso Klepke

Chriso Klepke

4.12.2021

Wenn etwas in unserem Job schief läuft, dann ist häufig Kommunikation die Ursache. Oder besser gesagt: Das Fehlen dieser.

Das hat erst mal nichts mit dem Home Office, Remote-Work oder Distributed Teams zu tun. Sich richtig zu verständigen ist einer der größten Herausforderungen im Job. Es kommt häufig vor, dass

  • du die Anforderungen deines Kunden falsch verstanden hast;
  • dein Chef sich den Tone of Voice deiner Social Posts einfach anders vorgestellt hat;
  • du etwas anderes unter dem Wort Kampagne verstehst wie deine Kollegin.

Wenn wir aber remote arbeiten, werden unsere gewohnten Kommunikationswege ziemlich auf den Kopf gestellt. Egal, ob diese Themen für die Arbeit oder nur der kurze Officetratsch ist: Der face-to-face Austausch kann nicht so einfach ohne Weiteres in ein voll oder teilweise remotes Team übernommen werden.

Wie also meistern wir diese Herausforderung? Wie können wir in teilweise oder vollen remote Teams kommunizieren, damit nichts verloren geht?

Kenne deine Tools

Dass wir aus dem Home Office oder Co-Working Space arbeiten können, haben wir natürlich zu großen Teilen modernen Tools und Prozessen zu verdanken. So kommt es, dass wir eigentlich in jedem Unternehmen, was nur ansatzweise remote arbeitet, mindestens folgende Dinge vorfinden:

  • Eine Form von Chat oder Instant Messaging
  • Video-Konferenzen und Telefonate
  • Und natürlich ganz old school: Email

Doch Kommunikation findet nicht nur in Slack und ZOOM-Calls statt. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass dein Unternehmen eine Project-Management-Software wie Trello, Jira oder monday verwendet. Dort werden Tasks beschrieben, der Fortschritt dokumentiert und wichtige Dateien angehängt. Der Vorteil: Wir haben immer den passenden Kontext zur Nachricht. Wir wissen ganz genau, um was es gerade geht, in welchem Status das Projekt ist und wer noch involviert ist.

In vielen Fällen haben Unternehmen eine Art Wiki. Dafür eignen sich Tools wie Notion oder Confluence. Auch das ist Kommunikation. Denn so werden Prozesse, Guidelines usw. für alle schnell und einfach erreichbar gemacht.

Wenn du also aus dem Home Office arbeitest, findet deine Kommunikation mit Kollegen und Kunden an vielen verschieden Stelle statt. Am Ende sind Tools aber eben nur das: Werkzeuge. Wie du diese richtig verwendest, ist das eigentlich Entscheidende.

Daher ist es für dich als Arbeitnehmer wichtig, möglichst schnell zu verstehen, wie jeder der einzelnen Kanäle benutzt wird:

  • Wann setzte ich ein ZOOM-Call mit meinem Projekt-Team an und den aktuellen Stand der Kampagne zu checken?
  • Wie erfahre ich am schnellsten, wer mein Ansprechpartner ist, um Zugänge bei unseren Ads Konten zu erlangen?
  • Wo und wem schreibe ich, wenn ich auf eine technische Hürde bei der Integration von unserem CRM sehe?

Tipps für bessere Kommunikation

Die Kommunikation aus dem Home Office ist sicherlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Aber diese Tipps helfen dir, den Kommunikations-Dschungel zu bewältigen.

Lerne asynchrone Kommunikation

Einfach gesagt, kommunizieren wir dann asynchron, wenn wir eine Nachricht empfangen und wir nicht sofort auf diese antworten. Wenn ich zum Beispiel eine Email bekomme, antworte ich meistens erst Stunden später, anstatt diese gleich zu lesen und zu bearbeiten.

Im Gegensatz zur synchronen Kommunikation, bei der wir innerhalb kürzester Zeit antworten. Diese Form von Unterhaltungen sind unser Standard. Schließlich kennen wir kaum etwas anderes. Meetings, Telefonate und Video-Konferenzen finden alle synchron statt.

Und genau hier liegt das Problem: Unser Tag ist voll mit Meetings. Laut einer Umfrage verbringen 44,6 % der Befragten 26 bis 50 % ihrer Zeit mit Meetings. Und die Tendenz ist steigend. Doch wer 4 Stunden Meetings am Tag hat, hat diese selten an einem Stück. Zu bewältigende Aufgaben für den Tag werden so häufig unterbrochen.

Dazu kommt, dass wir mit Instant Messengers wie Slack unserer Konzentration und Aufmerksamkeit nichts Gutes tun. Im Schnitt senden Angestellte 200 Slack Nachrichten die Woche. Für intensiviere Nutzer sind 1000 Nachrichten die Woche keine Ausnahme.

Unser Arbeitstag ist geprägt von Unterbrechungen. Zahlreichen Unterbrechungen. Wir verbringen schließlich nicht 90 Minuten am Stück in Slack. Wir checken mehrere Male, mit jeder Notification. Doch Unterbrechungen dieser Art stören unsere Konzentration. Sie machen uns weniger produktiv, erhöhen die Fehlerquote und stressen unser Gehirn.

Ich mein, mal ehrlich. Es ist sehr wahrscheinlich, dass du beim Lesen dieses Artikels bereits mehrere Push Notifications auf deinen Desktop oder Handy bekommen hast. Hast du diese gleich gelesen? Hast du sie gleich beantwortet?

Nur weil wir eine Nachricht instant bekommen, heißt es nicht, dass wir diese instant lesen oder sogar beantworten müssen.

Wenn wir allerdings von einander nicht sofort eine Antwort erwarten,

  • können wir besser planen und haben weniger Stress;
  • sind unsere Antworten überlegter und präziser;
  • haben wir mehr Gelegenheiten für länger ununterbrochene Arbeitsetappen.

Nicht jeder Arbeitgeber oder Manager ist Fan davon. Die meisten Manager erwarten schnelle Responsezeiten und hohe Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter. In der Praxis macht das aber häufig wenig Sinn. Du solltest daher achtsam mit asynchroner Kommunikation umgehen. Wenn häufige Unterbrechungen Teil der Unternehmenskultur sind, dann sprech es einfach bei deinem nächsten Gespräch mit deinem Vorgesetzten an.

Verbessere deine Schreib-Skills

Eine der größten Super-Powers im Marketing oder generell als Mitarbeiterin ist schreiben. Ja, genau schreiben. Ich bin überzeugt, dass es sich für keinen Skill mehr lohnt, besser zu werden.

Es ist nicht nur unsere interne Kommunikation, die auf Text und unsere Schreibfähigkeit beruht. Als Marketer sind wir immer wieder damit konfrontiert, Copy für Website, Werbeanzeigen oder Pitches zu erstellen. Eine gute Headline oder Call to Action kann einen riesen Unterschied machen. Selbst wenn du eine Kollegin hast, die ausschließlich mit Content und Copywritting betraut ist, kannst du mindestens mit deinem Text einen ersten Impuls geben.

Wer gut schreibt, wird besser verstanden.

Doch da wir eben aus dem Home Office meistens in Emails, Slack-Nachrichten und Kommentaren auf Trello kommunizieren, ist diese Fähigkeit gleich doppelt so wertvoll für Marketer.

Eine der wichtigsten Sachen, die mir besonders schwerfällt ist, sich kurzzufassen. Dabei ist es aber wichtig, dass wir die Aufmerksamkeit der Empfängerin schonen. Versuche daher Folgendes:

  • Fasse dich möglichst kurz.
  • Vermeide passive Sprache.
  • Komme schnell und präzise zum Punkt.
  • Schreibe kurze und leicht zu verstehende Sätze.

Musst du allerdings trotzdem etwas weiter ausholen, stelle sicher, dass dein Text leicht zu lesen ist. Unterteile deine Nachricht in mehrere Absätze. Verwende Bullets, um in sich geschlossene Teile aufzuzählen oder Schritte darzustellen. Verwende auch kursiven, fetten oder HOCHGESTELLTEN Text, um gewisse Teile herauszustellen. Mach aber am besten nicht ALLES GLEICHZEITIG.

Überlege dir auch: Wer ist die Empfängerin deiner Nachricht? Eine Kollegin? Deine direkte Vorgesetzte? Die Geschäftsführung des Unternehmens?

Je nachdem mit welcher Person aus deinem Unternehmen du schreibst, solltest du das Level an Details anpassen. Was interessiert die Person wirklich? Welche Herausforderungen hat diese? Hat sie dich um eine Nachricht gebeten oder gehst du auf sie zu?

Das hilft dir, dich in die Lage der Empfängerin zu versetzen und dich auf das wirklich wichtige zu konzentrieren.

Verwende deinen Status

Zugegeben, Slack und ich sind nicht beste Freunde. Allerdings liegt das nicht an der App an sich, sondern an der Verwendung dieser. Der Messenger mit fast schon Popkultur-Status ist supermächtig, aber in den Default-Einstellungen kann es sehr nervig werden.

So kommt es, dass wir Nachrichten wie diese immer wieder bekommen:

  • Hast du kurz Zeit?
  • Arbeitest du gerade schon am neuen Blog Post?
  • Kannst du mich anrufen, wenn du online bist?

Antworten: Nein, ja und WTF?

Du kannst aber einen Großteil dieser Nachrichten einfach abfangen, in dem du deinen Status pflegst. So weiß jeder, dass du dich gerade konzentrieren musst, in einem Meeting bist und daher nicht erreichbar oder einfach gerade beim Mittagessen bist.

Du kannst es dir sogar noch leichter machen, indem du eine passende App wie Outlook Calendar oder Google Calendar in Slack installierst. Je nachdem wie dein Workspace verwaltet wird, muss dein Admin evtl. zustimmen.

Kenne die Guidelines deines Unternehmens

Nichts ist schlimmer als enttäuschte Erwartungshaltungen. Also kenne die Guidelines jeglicher Kommunikation deines Unternehmens, damit du weißt, was von dir erwartet wird.

  • Gibt es Kernzeiten, in denen du stets erreichbar sein musst?
  • Wie lange solltest du max. brauchen, um auf eine Email oder Nachricht zu antworten?
  • In welchen Fällen sollen Meetings/Calls gescheduled werden?
  • Welche Richtlinien gibt es innerhalb der Kommunikation (Werte oder Code of Conduct)?
  • Wie werden Tasks formuliert?

Bei großen Remote Unternehmen sind diese Richtlinien sogar schriftlich formuliert. Das sehr transparente Tech-Unternehmen GitLab geht auf viele der oben beschrieben Themen in ihrem Handbuch im Detail ein. Und damit mein ich wirklich im Detail. Das Kapitel zur Kommunikation im Home Office ist alleine schon 22000 Wörter lang.

Aber auch wenn dein Unternehmen keine so gründlich ausgearbeitet Formulierung der Verständigung im Unternehmen hat, so sind die indirekt trotzdem vorhanden.

Versuche daher schnell herauszufinden, wie der Hase läuft. Ich kläre das inzwischen auch schon im Bewerbungsgespräch mit meiner künftigen Arbeitgeberin. Es ist einfach wichtig, die genauen Erwartungen und Wünsche von einander zu kennen.

Das einfachste ist einfach Fragen. Frage deine direkte Vorgesetzte, Kollegin oder auch Kunden. Erkundige dich nicht nur, wie aktuell die Kommunikationserwartungen sind, sondern auch wie sich dein Gegenüber diese wünscht.

Wenn du in deinem Unternehmen das Gefühl hast, der Informationsaustausch könnte noch viel besser laufen, dann ergreife die Initiative. Bringe es in deinem nächsten Gespräch mit deiner Vorgesetzten an.

Nicht nur fürs Home Office

Viele der Unternehmen sind gerade noch am Anfang ihrer Home Office-Journey. 100 % remote zu arbeiten ist für viele Arbeitgeber und/oder Mitarbeiter Neuland.

Den Prinzipen von oben gelten aber in großen Teilen auch für Teil-Remote- und Distributed-Teams. Denn auch wenn vollständige remote eher die Ausnahme ist, sind Teams an verschiedenen Standorten und Städten schon die Regel geworden.

Auch in diesen Fällen hilft es an deinen Schreibfähigkeiten zu arbeiten, Meeting-Etiquette zu befolgen und sich über die Kommunikationskultur des Unternehmens bewusst zu sein.

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