4 Schritte zum Ortsunabhängigen Arbeiten

Hannah Ruppender

Hannah Ruppender

4.4.2021

Ortsunabhängiges Arbeiten: so wird's möglich

Es ist noch gar nicht lange her, da war die Vorstellung ortsunabhängiges Arbeiten in Unternehmen einzuführen für den Großteil der Arbeitswelt unvorstellbar. Maximal Reiseblogger und sogenannte digitale Normaden wurden damit in Zusammenhang gebracht. Allerdings arbeiten die meist selbstständig und sind daher nicht an die Zeiten und Prozesse eines Unternehmens gebunden. COVID-19 hat die Arbeitswelt auf dem gesamten Globus dazu gebracht, neue Wege zu gehen. Auf einmal scheint es sehr gut zu funktionieren, dass nicht immer alle Mitarbeiter zu den Kernzeiten zwischen 9 und 18 Uhr anwesend sein müssen. Tatsächlich denken einige Unternehmen schon darüber nach, ob sie ihre Büros nicht deutlich verkleinern oder sogar ganz abschaffen sollen und Mitarbeitern flexibleres und vor allem ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen.

Wer sich mit seinen Freunden über die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Arbeitswelt ausgetauscht hat, der weiß, dass sich die Geister scheiden, ob Home Office mehr Vorteile als Nachteile bringt oder andersrum. Während viele Arbeitnehmende es genießen, keinen Arbeitsweg zu haben, in der Mittagspause mal noch schnell etwas für den Haushalt erledigen oder die Kinder von der Schule abzuholen zu können, gibt es auch diejenigen, die sich sehr einsam im Home Office fühlen. Sie schätzen die Absprachen mit Kollegen und Vorgesetzten Face to Face und ziehen ihr gut ausgestattetes Büro ihrer Arbeitsecke daheim vor. Für alle Befürworter, kommen jetzt gute Nachrichten: In den letzten Wochen und Monaten haben es einige Unternehmen geschafft, neue Prozesse zu implementieren und den Weg zu mehr Flexibilität in der Arbeit eingeleitet. Wie lässt sich nun also ortsunabhängiges Arbeiten umsetzen?

1. Möglichkeiten digitaler Technik nutzen

Die Digitalisierung spielt hierbei natürlich eine wichtige Rolle. Es braucht die passenden Tools (vielleicht Link hier zu 5 tools für remote work od so) und Kommunikationskanäle, damit die Abstimmung zwischen Teams, Mitarbeitern und Vorgesetzten funktioniert. Es kommt immer auf die Strukturen der jeweiligen Organisation an, aber häufig muss man sich bei remote Work gut selbst strukturieren. Auch dafür gibt es viele nützliche Tools und Apps. Es sollte z.B. klar sein, wo gemeinsame Dokumente abgelegt werden und wer an welchen Aufgaben arbeiten. Dabei ist es wichtig, dass Vorgesetzte nicht versuchen jeden Schritt zu kontrollieren, sondern Ergebnisorientiert denken. Was uns zum nächsten Punkt führt.

2. Positives Mindset leben und vorleben

Neben der digitalen Infrastruktur zu Kommunikation und auch Dokumentation, ist es auch wichtig, dass eine allgemein positive Einstellung zum remote arbeiten herrscht. Mitarbeiter freizustellen, von wo aus sie arbeiten möchten, es dann aber eigentlich nicht gut zu heißen, wenn sie davon Gebrauch machen, sorgt nur für Frustration. Ich habe zum Beispiel mal ein Praktikum gemacht, bei dem mir gesagt wurde, ich könne jederzeit Home Office machen. Als ich dann aber einmal die Woche von daheim aus arbeiten wollte, wurde das als schlechte Arbeitsmoral aufgefasst. Mitarbeitern zu vertrauen und sie in ihren Aufgaben zu motivieren wird immer bessere Leistungen hervorbringen als Kontrolle und Misstrauen.

Um ein ortsunabhängiges oder auch hybrides Team zu managen, ist es wichtig für alle dieselben Voraussetzungen zu schaffen. Meetings in denen remote Mitarbeiter beteiligt sind, sollten dann auch ausschließlich digital stattfinden. Es schafft kein gutes Arbeitsklima, wenn 5 Mitarbeiter zusammen Kaffee trinken und sich über die meisten Themen schon ausgetauscht haben bevor die remote Mitarbeiter in die Konferenz zugeschaltet werden. Es sollten die gleichen Voraussetzungen für alle gelten. Sich aus der Verantwortung ziehen, indem man dem Mitarbeiter vorwirft sich in eine selbstgewählten Lage gebracht zu haben, ist unfair. Durch ortsunabhängige und hybride Teams entsteht auch ein neuer Arbeitsraum, der hauptsächlich digital ist.

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3. Infrastruktur neu denken

Neben dem digitalen Raum, stellt sich trotzdem häufig die Frage nach dem Arbeitsplatz. Ortsunabhängiges Arbeiten oder auch remote Work muss nicht gleich bedeutend sein mit Home Office. Anstatt nur aus dem eigenen Arbeitszimmer oder gar vom Esstisch aus zu arbeiten, kann auch ein gemeinsames Büro mit anderen Arbeitenden in Frage kommen. So gibt es in vielen Städten z.B. Co-Working Spaces, die das ermöglichen. Man kann aber auch mit entsprechenden Personen ein Raum anmieten und sich die Kosten teilen und somit sein eigenes, kleines Co-Büro schaffen. Damit hat man die Vorteile von ortsunabhängigem Arbeiten, wie eine bessere Work-Life-Balance durch weniger Arbeitsweg und selbststrukturierter Arbeitseinteilung, aber man kommt auch mal aus den eigenen vier Wänden.

4. Kenne deine Kosten

Ein Büro gibt es natürlich nicht umsonst. Daher informiere dich darüber, welche Kosten auf dich zukommen, um das bei der Gehaltsverhandlung mit deinem Arbeitgeber besprechen zu können. So muss das Unternehmen zur Miete eines Arbeitsplatzes z.b. keine (?!) Umsatzsteuer zahlen, was ein Vorteil für beide Parteien sein kann. Aber auch wenn du selbst ein Officeplatz bezahlst, kannst du diesen bei der Steuer absetzen. Auch solltest du wissen welche Arbeitsmaterialien du brauchst und es mit deinem Arbeitgeber besprechen. Die Gehaltsverhandlung an sich ist etwas schwieriger, denn richtet man sich nun nach dem Gehalt, was am Standort des Unternehmens gezahlt wird oder eher am Standort, wo die Arbeitnehmerin lebt und arbeitet? Vermutlich wird es immer so sein, dass jede Partei davon ausgeht, was für sie vorteilhafter ist.

Es gibt viele Dinge zu beachten, wenn es um ortsunabhängiges Arbeiten geht. Die zuvor aufgeführten Punkte sollten dir dabei helfen, ein Überblick zu bekommen und ein Gespür dafür zu entwickeln, welches Mindset zu erfolgreichem ortsunabhängigen Arbeiten beiträgt. Es gibt bereits einige Unternehmen, wie z.B. Doist, die mit sehr gutem Beispiel voran gehen und von denen man noch so einiges in Sachen remote Work lernen kann.

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